จากความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ของการให้คำแนะนำ / ปรึกษากับองค์กรต่างๆ มากกว่า 50 องค์กร จึงทำ Evalu 9 ขอนำเสนอแนวทางการบริหารและจัดการหน้าที่การทำงาน (Job & Task Managmenet) ที่สร้างประสิทธิผลสูงสุด ในลักษณะการบริหารและจัดการเป็นภาพรวมทั้งหน่วยงาน คือ ทำ Job Description ทุกๆ ตำแหน่งงานในหน่วยงานนั้นๆ พร้อมกัน (Total Organization Management) เช่น เป็นแผนกงาน หรือฝ่ายงาน ทดแทนการทำ Job Description ทีละ 1 ตำแหน่งงาน

โดยผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็น Job Description ในลักษณะ Matrix Job Description โดยแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งงาน (Position) ทั้งหมดในหน่วยงาน กับ หน้าที่หลัก / กิจกรรมหลัก และ / หรือคุณลักษณะต่างๆ ที่องค์กรต้องการพิจารณาตามเงื่อนไขขององค์กรนั้นๆ

ซึ่งจากที่ Evalu9 ได้ดำเนินโครงการ Job & Task Management ร่วมกับองค์กรลูกค้ามากกว่า 10 ปีที่ผ่านมานั้น คุณสมบัติที่เป็นองค์กรประกอบที่สำคัญ ของ Matrix Job Description ที่ไม่มากเกินไป จนเป็นภาระของการดำเนินโครงการ และไม่น้อยเกินไปจนไม่เพียงพอ สำหรับการนำข้อมูลไปใช้งาน สำหรับการสรรหา, พัฒนาบุคลากร และอื่นๆ ที่จำเป็นตามระบบงาน HROD จะประกอบไปด้วยองค์ประกอบที่สำคัญๆ 6 ส่วน ดังนี้

• หน้าที่หลัก (Key Responsibilty) : หน้าที่หลัก (Key Responsibility) หากมองกันอย่างทะลุ ปรุโปร่ง และเข้าใจอย่างแท้จริงนั้น ก็คือ ภาระกิจ หรือหน้าที่ของหน่วยงาน / แผนก / ฝ่าย หรือ Business Unit นั้นๆ ที่องค์กรกำหนดให้หน่วยงาน / แผนก / ฝ่าย หรือ Business Unit จะต้องดำเนินงาน เช่น ฝ่าย Logistic ก็ต้องทำหน้าส่งสินค้าให้ลูกค้า, ฝ่านซ่อมบำรุง ต้องซ่อมบำรุงเครื่องจักร ซึ่งแต่ละหน่วยงานก็จะต้องมีหน้าที่หลักซึ่งได้รับมอบหมายจากองค์กร สำหรับ ผู้ที่จะต้องรับผิดชอบ ต่อ ความสำเร็จของหน้าที่หลัก (Key Responsibility) ที่ได้รับมอบหมายจากองค์กร ก็คือ ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงาน เช่น ผู้จัดการ (Manager) หรือ ผู้อำนวยการ (Director)
• กิจกรรมหลัก (Key Activity) : เมื่อผู้บริหารของหน่วยงานรับผิดชอบต่อความสำเร็จชอง หน้าที่หลัก (Key Responsibility) แล้วนั้น สำหรับ ตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งงาน ก็จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ ต่อ กิจกรรมหลัก (Key Activity) ซึ่งกิจกรรมหลัก (Key Activity) ที่ตำแหน่งงาน แต่ละตำแหน่งงานจะต้องรับผิดชอบนั้นจะต้องมีความสอดคล้องและเชื่อมโยงกับหน้าที่หลัก (Key Responsibilty) ที่ได้รับมอบหมายจากองค์กร และผู้บริหารของหน่วยงานเป็นผู้รับผิดชอบ
• ตัววัดผลการทำงาน (Job KPIs : Key Performance Indicators) : หากเราต้องการให้ตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งงานรับผิดชอบต่อหน้าที่การทำงาน และส่งมอบผลลัพธ์ของการทำงาน (Performance) ออกมาให้เป็นไปดังที่องค์กรกำหนดกลยุทธ์ หรือคาดหวัง ดังนั้น ก็มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กร และ /หรือผู้บริหารจะต้อง กำหนดตัววัดผลการทำงาน (Job KPIs) ที่ต้องการผลลัพธ์จากตำแหน่งงาน แต่ละตำแหน่งงานไว้ิอย่างชัดเจน และวัดผลได้จริง
• ความสามารถที่จำเป็นในการทำงาน (Technical Competency) : เพื่อให้ตำแหน่งงาน แต่ละตำแหน่งงานสามารถรับผิดชอบต่อกิจกรรมหลัก (Key Activity) และส่งมอบผลลัพธ์การทำงาน (Performance) ออกมาให้เป็นไปดังที่องค์กร / ผู้บริหารกำหนดไว้นั้น จึงมีความจำเป็นอย่างที่องค์กรจะต้องกำหนดว่า ตำแหน่งงานนั้น จะต้องมีความสามารถที่จำเป็นในการทำงาน (Technical Competency) ใดบ้างที่เป็นมาตรฐาน เพื่อการสร้างและพัฒนาตนเองให้มีศักยภาพ (Potential) เป็นไปตามที่องค์กร และ / หรือผู้บริหารคาดหวัง
• การเรียนรู้และพัฒนา (Technical Learning & Development : เมื่อองค์กรต้องการให้ตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งงานสามารถดำเนินงานตามกิจกรรม (Key Activity) ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม พร้อมกับสามารถมีความสามารถที่จำเป็นในการทำงาน (Technical Competency) ตรงกับมาตรฐานที่องค์กรกำหนดไว้ เพื่อจะได้สามารถส่งมอบผลลัพธ์การทำงานได้ตามตัววัดผลการทำงาน (Job KPIs) ได้ตามกลยุทธ์ และ / หรือความคาดหวังขององค์กร ดังน้ัน จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จำต้องกำหนดการเรียนรู้และพัฒนาของแต่ละตำแหน่ง ว่าจะต้องพัฒนาทักษะ, ทัศนคติ และพฤติกรรม รวมทั้งมีความรู้ใดบ้างที่เป็นมาตรฐาน เพือจะได้ตอบสนองกับภาระกิจที่ได้รับมอบหมาย
• คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการทำงาน (Job Specification) : เมื่อองค์กรได้กำหนดมาตรฐานทั้งหน้าที่หลัก, กิจกรรมหลัก, ตัววัดผลการทำงาน, ความสามารถที่จำเป็นในการทำงาน และการเรียนรู้ของแต่ละตำแหน่งงานไว้อย่างชัดเจน และเป็นมาตรฐานแล้วนั้น คราวนี้ก็จะมาถึงว่า องค์กรควรจะคัดเลือก "คน" (Human Resource) ที่มีคุณสมบัติเช่นไหร่มาดำรงตำแหน่งงานต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้ จึงทำให้องค์ประกอบลำดับสุดท้าย คือ การกำหนดคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ว่าบุคคลที่จำมาดำรงตำแหน่งงานต้องมีวุฒิการศึกษา, อายุ, ขีดความสามารถ, ประสบการณ์ และ Job Specification ใดบ้างที่จำเป็น เพื่อสามารถรองรับและตอบสนองต่อองค์ประกอบการทำงานของตำแหน่งงานนั้นใน 5 ส่วนที่ได้กล่าวมาแล้วให้เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรคาดหวัง

สำหรับ Evalu9 แล้วการพัฒนา Matrix Job Description เพื่อนำไปบริหารและจัดการ Job & Task Management อย่างเป็นระบบและมีมาตรฐานที่ชัดเจนนั้น จะประกอบไปด้วยขั้นตอนการดำเนินงานที่สำคัญ 7 ประการ กล่าวคือ

1. กำหนดหน้าที่หลักของหน่วยงาน (Key Responsibility) : หน้าที่หลักเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของผู้บริหารหน่วยงาน (BU Management) ในแต่ละระดับที่รับผิดชอบหน่วยงานนั้นๆ ดังนั้น การกำหนดหน้าที่หลักจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดให้สอดคล้องกับทิศทางกลยุทธ์ (Strategy Direction) ขององค์กรเป็นหลัก แล้วจึงพิจารณาถึงหน้าที่หลักที่เป็นงานประจำของแต่ละหน่วยงาน
2. กำหนดกิจกรรมหลักของตำแหน่งงาน (Key Activity) : การกำหนดกิจกรรมหลักนั้น จำเป็นที่จะต้องพิจารณาถึงความสอดคล้องและตอบสนองกับทิศทางกลยุทธ์ขององค์กร และหน้าที่หลักที่หน่วยงานได้มอบหมายให้ตอบสนอง, สอดคล้อง, ครอบคลุม รวมทั้งมีมาตรฐานเปรียบเทียบกับตำแหน่งงานเดียวกันในอุตสาหกรรมได้
   
3. Plot กิจกรรมหลัก VS ตำแหน่งงาน : เมื่อเราสามารถกำหนดหน้าที่หลัก (​Key Responsibiltiy) และกิจกรรมหลัก (Key Activity) เสร็จเรียบร้อยแล้ว สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินงาน คือ การ Plot หรือเรียกให้ถูกต้องก็คือ การมอบหมายงาน (Job Assignment) กิจกรรมหลัก (Key Activity) ที่สอดคล้องกับกลยุทธ์​ (Strategy) และความคาดหวังขององค์กร (Expectiation), ถูกต้อง, ครบถ้วน, เป็นปัจจุบัน ให้กับตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งงานให้เกิดความเชื่อมโยง, สอดคล้อง และไม่ซ้ำซ้อนกัน
4. กำหนด Job KPIs : เป็นการกำหนด KPIs ที่จำเป็นสำหรับการวัดผลลัพธ์ความสำเร็จในหน้าที่งาน (๋Job Performance) นั้นๆ เป็นหลัก ซึ่งจะไม่ใช้ Corporate หรือ Company และ Functional KPIs เช่น % ใบแจ้งซ่อมที่สามารถดำเนินงานได้เสร็จทันเวลา สำหรับช่างซ่อมบำรุง เป็นต้น ซึ่งจะเห็นได้ว่าเป็นการวัดผลการทำงานของตำแหน่งงานน้ันๆ เป็นสำคัญ
5. กำหนด Technical Competency : เมื่อเรารู้ว่าตำแหน่งงานนั้นๆ ได้รับมอบหมายกิจกรรมหลัก และจะต้องส่งมอบผลลัพธ์การทำงาน (Job KPIs) ใดบ้างให้กับองค์กร ดังน้ัน เราก็จำเป็นที่จะต้องกำหนดทักษะ (Skills), ทัศนคติ (Attitude), พฤติกรรม (Behavior) และความรู้ (Knowlege) ที่จำเป็นและสอดคล้องกัน เช่น เมื่อได้รับมอบหมายกิจกรรมหลักในการซ่อมเครื่องจักร (ไฟฟ้า) ตำแหน่งงานนี้ ก็จะต้องมีทักษะ : ทักษะซ่อมไฟฟ้าของเครื่องพิมพ์ (Printing Machine Maintanance : Electrical Skills) เป็นต้น
6. กำหนด Technical Learning & Development : เมื่อลงไปในรายละเอียดของการเรียนรู้และพัฒนา สำหรับแต่ละตำแหน่งงาน เราก็จะเป็นที่จะต้องกำหนดว่าตำแหน่งงานนั้นๆ จะต้องผ่านการเรียนรู้ Procedure, WI, Standaardization และทฤษฎี (Theory) ใดบ้าง จำเป็นที่จะต้องมีผ่านวิชาต่างๆ เพื่อฝึกฝนทักษะ (Skill Development Courses) ใดบ้าง รวมถึงจะเป็นที่จะต้องผ่านวิชาทางด้าน Soft Skill เพื่อสร้างและพัฒนาทัศนคติและพฤติกรรมที่เหมาะสมในการทำงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง (Stake Holder) ใดบ้าง
7. กำหนด Job Specification : ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นนั้น เรากล่าวถึงมาตรฐานของตำแหน่งงาน (Postion) เท่าน้ัน โดยยังไม่มีการพิจารณาถึงตัวบุคคลแต่อย่างใด หากแต่ในข้อนี้จะเป็นการกำหนดคุณสมบัติของตำแหน่งงาน เพื่อการพิจารณาสรรหาและคัดเลือกตัวบุคคลที่เหมาะสม เพื่อเข้ามาดำรงตำแหน่งงานนั้น เช่น การศึกษา, อายุ, ประสบกาณ์ ฯลฯ

ที่ Evalu9 แลกเปลี่ยนมาข้างต้นทั้งหมดนั้น เป็นเพียงแนวทางของการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่ง Matrix Job Description หากแต่นอกเหนือจาก Matrix Job Description ที่ถือว่าเป็นข้อมูล (Information) ที่มีความสำคัญอย่างมาก สำหรับการบริหารและจัดการ Job & Task Managemenet โดย Evalu 9 ได้กำหนดมาตรฐานและแนวทางที่ชัดเจน เพื่อการบริหารและจัดการ Job & Task Management ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. Set Up From Present : Workshop ร่วมกับผู้บริหารของแต่ละหน่วยงาน / แผนก / ฝ่าย / BU เพื่อร่วมกันออกแบบและจัดทำ Matrix Job Description ที่เป็นปัจจุบันและ Update
2. Compare Strategy & Expectation or Standardization : นำ Matrix Job Description มาเปรียบเทียบบทบาท (Roles) / หน้าทีหลัก ( Key Responsibility) และกิจกรรมหลัก (Key Acvity) เพื่อตรวจสอบความสอดคล้องกับกลยุทธ์ (Strategy) ขององค์กร และความคาดหวัง (Expectation) ของผู้บริหาร หรือมาตรฐาน (Standardization) จากบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมที่ใกล้เคียงกัน ร่วมกับผู้บริหารของแต่ละหน่วยงาน / แผนก / ฝ่าย / BU
3. Job & Task Tuning : ปรับปรุง / แก้ไขหน้าทีหลัก ( Key Responsibility) และกิจกรรมหลัก (Key Acvity) ของแต่ละตำแหน่งงานให้สอดคล้องกับ Strategy & Expectation or Standardization รวมถึงการมอบหมายงานมากเกินไป สำหรับบางตำแหน่งงาน เนื่องจากเป็นงานที่ติดตัวบุคคล
4. Job & Task Aligement : ตรวจสอบความต่อเนื่อง, เชื่อมโยงของกิจกรรมหลัก (Key Acvity) สำหรับแต่ละตำแหน่งงาน ร่วมทั้งตรวจสอบความซ้ำซ้อน,​ย้อนแย้ง และไม่สอดคล้องกันของกิจกรรมหลักในแต่ละตำแหน่งงานที่ถูกกำหนดภายใต้หน่วยงานนั้นๆ
5. Re-Define Other Job Properties : กำหนดคุณสมบัติที่สำคัญอื่นๆ เช่น KPIs, Competency, Learning & Development และอื่นๆ ให้สอดคล้องกับหน้าทีหลัก( Key Responsibility) และกิจกรรมหลัก (Key Acvity) ที่ผ่านการ Tuning และ Aligement สำหรับ Matrix Job Description ให้เหมาะสม และถูกต้อง
6. Individual Job Description Deployment : นำ Matrix Job Description ของแต่ละหน่วยงาน / แผนก / ฝ่าย / BU มากระจายเป็นใบกำหนดหน้าที่การทำงานรายบุคคล​ (Individual Job Description)